Die Freihamer Arbeitgruppe, die den klassischen Hausmeister ersetzt, stellt sich vor – auch Korken knallen hier mal!
Christian Triebsch aus WA9 hat Statements der Team-Mitglieder eingesammelt: Wir erfahren, wer hinter dem Service-Desk steckt und welche Arbeit wie von ihnen abgedeckt wird – hier wird Erstaunliches geleistet wird. Zu guter Letzt adressieren sie eine Bitte.
Wir allen können uns noch gut erinnern, mit welch strahlenden Gesichtern wir in 2022 und 2023 die Schlüssel für unsere neuen Wohnungen in Empfang genommen haben: Eine kurze Einführung, Übergabeprotokoll, Unterschrift und schon konnte der Einzug beginnen.
Bei allen Neubauten kommt es aber immer zu Baumängeln und Gewährleistungsthemen.
In unserem Falle ist die Situation besonders: Wir haben auf der einen Seite keinen Hausmeister, der sich um die Aufnahme und Nachverfolgung der Mängel, aber auf der anderen Seite einen Projektsteuerung GAPP und Generalunternehmer Geiger.
Wie funktioniert nun die Meldung und Abarbeitung der Mängel- und Gewährleistungspunkte und wie ist es zu dieser Gruppe gekommen?
Wir haben uns hierzu mit der Selbstverwaltungsgruppe Servicedesk und Christoph Mussenbrock unterhalten.
Wie kamt ihr zu der Gruppe?
„In der Orga Selbstverwaltung war es irgendwann klar, dass sich jemand um die Weiterleitung der Mängel kümmern muss. Dort haben wir ganz klar – wie in allem – von den Erfahrungen aus dem PEP profitiert. Wir haben uns alle freiwillig dafür gemeldet und das, obwohl keiner von uns über das bauliche Vorwissen verfügt! Wir haben aber Begehungen zu Bauabnahme mitgemacht und wir sind eine bunt gemischte Truppe. Man kann sich in alles einarbeiten und tauscht sich gegenseitig aus, das ist die Devise.“
Wie habt ihr Euch personell aufgestellt?
„Im Projekt FAM haben wir 4 Gebäude. Wir haben uns daher früh dafür entschlossen, jedem Gebäude mindestens einen Bearbeiter zuzuteilen. Sebastian und Vroni kümmern sich um alle Belange aus WA4, Christian Wetzel um die Wohnungen in WA9 Süd, Petra Richardson um Wohnungen in WA9 Mitte, Kadir Kaya ist für WA9 Nord zuständig. Christian Triebsch kümmert sich um die übergreifenden nicht wohnungsspezifischen Themen, wie die Gemeinschaftsräume.“
„Sebastian und Vroni haben bereits kurz nach dem Einzug WA4 im September 2022 mit der Bearbeitung begonnen und wertvolle Erfahrungen gesammelt, der Rest kam 2023 mit dem Bezug vom WA9 hinzu.“
Wie hat sich denn das Thema Mängelaufnahme und Abarbeitung im Vergleich zum PEP geändert?
„Aus der Erfahrung des PEP war früh klar: Die Anzahl der zu bearbeitenden Punkte an Mängeln und Gewährleistungsthemen wird mit der größeren Anzahl der Wohnungen im Projekt Freiham steigen und eine Tabelle nicht mehr handhabbar. Bitte keine Excel-Listen!“
„Ja, Christoph hat uns hier mit JIRA (ein webbasiertes Projektmanagmenttool von Atlassian – von hier kommt auch das uns allen bekannte Confluence) ein spezielles Tool auf den Leib geschnitten. Wir können hier sowohl dem Bewohner als auch der Fa. Geiger eine gezielte Rückmeldung geben und den Verlauf der Vorgänge von der Meldung durch den Bewohner bis zur Freimeldung durch Geiger oder den Nachunternehmer in einer Anwendung verfolgen.“
Wir sind immer sehr dankbar, wenn uns möglichst gut beschriebene Mängel erreichen.
Wie genau funktioniert das jetzt?
„Das Herzstück ist auch hier die Confluence-Seite vom Projekt FAM. Hier gibt es einen Link zum Servicedesk. Dort wählt der Bewohner aus, wo sich der zu meldende Schaden befindet – seine Wohnungsnummer, die Wohnungsnummer der Nachbar*In, den Gemeinschaftsraum, ein Lastenrad etc. Damit können wir später einfacher Ordnung im System halten. Dann beschreit uns der Bewohner über den Titel und ein Textfeld möglichst genau, was er auf dem Herzen hat. Z.B. die Steckdose im Badezimmer funktioniert nicht oder meine Wohnzimmertür schleift. Dann schickt er es ab und wir bekommen im JIRA einen neuen Vorgang. Der Bewohner selber bekommt sofort eine automatisch generierte eMail, dass der Vorgang im System angekommen ist.“
„Wir sind immer sehr dankbar, wenn uns möglichst gut beschriebene Mängel erreichen. Oft helfen ein oder mehrere aussagekräftige Fotos oder sogar Videos hier sehr weiter, denn dann ist es oftmals unnötig, nochmal beim Bewohner persönlich den Schaden zu begutachten.“
Was passiert jetzt mit diesem neuen Vorgang im JIRA?
„Zuerst erfolgt die Zuordnung zu einem Bearbeiter. Da sind wir recht klar aufgeteilt. Der Bearbeiter sichtet den Punkt, stellt eventuelle Nachfragen an die Schadensmelder*In oder macht sich selber ein Bild von dem Schaden. Wenn die Meldung dann eine ausreichende Qualität erreicht hat, schicken wir sie weiter zur Abarbeitung.“
An wen leitet ihr die Meldungen weiter?
„In der Regel gehen die Meldungen an die Firma Geiger als unseren Generalunternehmer, das macht bestimmt 95‘% der Vorgänge aus. Ein paar Themen gehen an GAPP oder den Aussenanlagenbauer.“
Es gib dann natürlich immer wieder Themen, die keine Mängel oder Gewährleistung sind. Das mussten wir als Bearbeiter und Bewohner – die wir ja auch sind – erst lernen.“
Was passiert dann mit dem Vorgang?
„Zunächst ändern wir nach Weiterleitung des Vorgangs an Geiger den Status auf „in Bearbeitung“. Sollten wir noch Rückfragen an den Bewohner haben wird „Warten“ gewählt. Der Schadensmelder bekommt eine eMail über diese Statusmeldung. Wir alle freuen uns – der Bewohner auch -, weil das Thema adressiert ist.“
„Aber eigentlich wird es jetzt erst interessant. In der Regel landet die Meldung dann mit unseren zusätzlichen Kommentaren bei der Firma Geiger, die es ihrerseits erst analysieren muss. Es gib dann natürlich immer wieder Themen, die keine Mängel oder Gewährleistung sind. Das mussten wir als Bearbeiter und Bewohner – die wir ja auch sind – erst lernen.“
„Es gibt auch Themen, wo die Verantwortlichkeiten zu klären sind – bspw. was wurde jetzt exakt so geplant und was muss wer austauschen. Hier werben wir auch um Verständnis für die Firma Geiger, die viele Nachunternehmer koordinieren muss. Diese wiederum sind teilweise auch nicht immer um die Ecke und sofort greifbar.“
Also läuft es nicht immer reibungslos?
„Nein, nicht immer. Auch wir sind nicht immer zufrieden mit Themen, die lange liegen oder immer wieder auftauchen. Aber im Großen und Ganzen – auch gerade wenn man sich bezüglich Baumängeln, Bauqualität und Abarbeitung mit den anderen Genossenschaften im Viertel austauscht, haben wir wenig Grund zur Klage.“
Was macht ihr, wenn ein Thema nicht weitergeht?
„Wir haben hier unser gemeinsames Treffen als Servicedesk und einen eigenen Chat-Kanal. Wenn wir nicht mehr weiterkommen, haben wir einen direkten Kontakt zum Progeno Vorstand und werden von dort unterstützt bzw. übergeben das Thema damit an eine höhere Ebene.“
„Manche Themen werden auch als Mangel oder Gewährleistung abgelehnt. Ein paar dieser Themen können wir dann bei Ramadama unterbringen.“
Wann und wie schließt ihr einen Vorgang ab?
„In der Regel ist es so, dass wir von Geiger eine Rückmeldung bekommen, dass sie das Thema an den Nachunternehmer weitergegeben haben. Ab da sind wir dann quasi nicht mehr direkt im Boot, da der Nachunternehmer bzw. Geiger sich terminlich direkt mit dem Bewohner abstimmen. Wir warten dann die Freimeldung seitens Geiger ab, haken beim Bewohner nach und dann, wenn alles passt, schließen wir den Punkt.“
„… du manchmal knallen die Korken!“
Es sind seit September 2022 über 700 Vorgänge im System …. über 500 mal haben die Korken geknallt!
Wieviele Vorgänge habt ihr bearbeitet?
„Es sind seit September 2022 über 700 Vorgänge im System. Davon sind über 500 fertig/erledigt.“
„Über 500 mal haben die Korken geknallt!“
„Ja, an den Zahlen sieht man, dass wir viel geschafft haben, es gibt aber auch einige offene Themen, die sich ziehen.“
Habt ihr eine Bitte an die Bewohner?
„Manchmal mehr Verständnis. Wir sind auch Bewohner und haben uns freiwillig für die Aufgabe gemeldet. Jeder von uns arbeitet die Themen nach bestem Wissen und Gewissen ab. Auch wir verlieren ab und an ein Thema aus den Augen. Ich glaube keiner von uns ist böse, wenn der Bewohner oder die Bewohnerin sich nach dem Stand seines Tickets erkundigt. Aber wir sind eben auch nicht die, die einmal die Woche zu Geiger ins Büro fahren und dort auf den Tisch hauen. Unsere Aufgabe ist die Erfassung, Sortierung und Weitermeldung der Punkte, deren Abarbeitung selbstständig durch den Verantwortlichen erfolgen muss.“
Christian Triebsch | Fotos: Familienarchiv und Photogenika
